Управление проектами в Битрикс24: Канбан, Скрам, Гант

Три причины провала ручного управления

Пока проект небольшой, можно помнить детали и подстраховываться таблицами. Но с ростом числа задач и сотрудников ручное управление превращается в хаос. У ручного управления есть предел — дальше начинаются потери и риски:

1. Зависимость от руководителя. Если руководитель уходит в отпуск или на больничный, проект останавливается. Теряются внимание и контроль.
2. Потеря управляемости. Работа ведётся вслепую: команда не видит общей картины, каждый делает то, что считает важным, приоритеты меняются, бюджеты расходуются впустую, дедлайны срываются.
3. Отсутствие контроля над рентабельностью. Неясно, кто перегружен, сколько времени реально занимает задача и где теряется прибыль. В результате компания упускает деньги там, где могла бы их заработать.

При ручном управлении нет опоры. Такой формат управления становится своеобразным скрытым налогом на рост бизнеса. Компания рискует поддерживать хаос, человеческие ошибки, собственное выгорание.

Зачем переходить на автоматизацию?

Автоматизированные инструменты помогают контролировать сроки, распределять ресурсы и видеть статус проекта в режиме реального времени. Например, при использовании CRM Битрикс24 и таких инструментов, как Скрам, Канбан и Гант, компания получает следующие возможности:

• Чёткое планирование. Вы перестаёте работать со списком задач и начинаете управлять процессом их выполнения. Крупные цели разбиваются на этапы, ресурсы распределяются, сроки становятся понятны каждому участнику команды.
• Прозрачность процессов. Руководитель видит узкие места, перегруженных сотрудников и просроченные задачи ещё до того, как проблема начинает влиять на проект.
• Единый контекст. Каждый участник команды понимает свои задачи, сроки и связь своей работы с общим результатом. 

Автоматизация помогает руководителю сократить объём операционной работы, а сотрудникам — лучше понимать свои зоны ответственности.

Скрам в Битрикс24

Суть Scrum — делить крупные проекты на короткие итерации — спринты. Обычно они длятся от одной до четырёх недель. За это время команда выполняет согласованный набор задач и получает измеримый результат.

Скрам делит путь к цели на понятные этапы, поэтому команда продвигается вперёд небольшими шагами.

Скрам в Битрикс24 находится в разделе «Задачи и проекты». Ответственный создаёт скрам-бэклог — приоритизированный список задач. Команда может менять приоритетность задач, перетаскивая карточки. Наиболее важные задачи всегда остаются в фокусе внимания.

Чтобы каждый этап был максимально эффективным, специалисты используют несколько инструментов:

• на этапе планирования задачи из бэклога переносятся в активный спринт;
• обзор спринта помогает оценить результаты работы;
• ежедневные скрам-встречи позволяют быстро решать текущие вопросы.

Чтобы указать тему, контекст или большую цель, к которой относится задача, в Scrum используют эпики. В эпике постановщик задачи указывает название и описание, объединяя связанные задачи в единый контекст.

Участники команды всегда могут открыть бэклог, вспомнить обсуждения и быстро найти связанные задачи.

Задать критерии завершения можно с помощью чек-листов. В них постановщик фиксирует требования к результату. Перед закрытием задачи сотрудники могут проверить выполнение каждого пункта.

Оценить, как команда продвигается по задачам спринта, помогает диаграмма сгорания задач. Она показывает идеальную линию закрытия задач и фактическую скорость выполнения. Если фактическая линия выше плановой — проект отстаёт от графика. Если ниже — команда движется быстрее плана.

Диаграмма, помогающая оценить скорость команды, позволяет вовремя выявлять проблемы и не допускать срыва дедлайнов.

Scrum особенно полезен для команд, которые постоянно развивают продукты, тестируют гипотезы и регулярно выпускают обновления.

Канбан

Канбан — инструмент визуализации рабочего процесса, организованный в виде доски с колонками и карточками. Он помогает управлять потоком задач, контролировать нагрузку и делать работу команды прозрачной.

Каждая колонка в Канбане соответствует определённому этапу работы над задачей.

Чтобы начать работать с канбан-доской, для работы со стадиями работ достаточно открыть раздел «Задачи и проекты» и переключиться на режим отображения «Канбан».

По умолчанию доступны стандартные колонки: «Новые», «Выполняются» и «Сделаны».

Если требуется другой набор этапов, достаточно создать новую стадию и изменить её название. отредактировать название. Создавать и изменять стадии могут только руководитель проекта и администратор Битрикс24.

Когда пользователи добавляют новые колонки или перемещают карточки, изменения мгновенно отображаются у всех участников команды. Благодаря этому каждый видит актуальный статус задач без дополнительных согласований.

Гант

Диаграмма Ганта особенно полезна для проектов с фиксированными сроками, зависимостями между задачами и большим количеством этапов. Инструмент доступен в разделе «Задачи и проекты».

1. Автоматический пересчёт сроков. При сдвиге даты завершения основной задачи система автоматически переносит сроки зависимых задач.

2. Визуализация зависимостей. Руководитель может задавать связи между задачами. Если задача-предшественник задерживается, последующие этапы автоматически смещаются.

3. Контроль ресурсов. Диаграмма помогает увидеть перегрузку сотрудников и вовремя перераспределить задачи.

4. Наглядная отчётность. Диаграмма показывает текущий прогресс проекта и контрольные точки.

В Битрикс24 диаграмма Ганта использует визуальные сигналы для контроля сроков: 

• красная вертикальная линия показывает текущую дату; 
• красный блок обозначает просроченную задачу; 
• блок с треугольником показывает задачу без даты завершения.

Пользователь может перемещать задачи мышью, изменяя даты старта и завершения, отмечать выполненные задачи и создавать безсрочные задачи для регулярных работ.

Чтобы инструмент приносил пользу, важно:

• чётко определять сроки проекта;
• разбивать проект на этапы и задачи; 
• устанавливать связи между этапами; 
• использовать контрольные точки; 
• фиксировать сроки завершения ключевых этапов.

Примеры использования

Итоги

Хочу узнать тарифы

Вопросы? Подскажем, найдём решение:

+375 (29) 700-34-11
+375 (29) 101-23-23